Adjointe Administrative Temps Partiel Executive Personal Assistant Part-time

Description de lentreprise

Les Aliments Expresco a été fondée sur lidée de combler une niche dans le secteur de lalimentation en proposant des brochettes prêtes à manger. Notre activité principale consiste à fournir de la viande en portions contrôlées à valeur ajoutée pour le secteur de lalimentation et de la vente au détail sous la marque Expresco ainsi que pour les clients sous leurs propres marques privées. La société est une filiale de Premium Brands Holdings (PBH), une société cotée en bourse dont le chiffre daffaires sélève à plus de 7 milliards de dollars.

Expresco Foods was founded with the concept of filling a niche in the food industry, ready-to-eat skewers. Our core business is to supply value-added portion-controlled meat to the food and retail sector under the Expresco brand, as well as to customers under their own private labels. The company is a subsidiary of Premium Brands Holdings (PBH), a listed company with sales of over 7 billion dollars.

Description du poste

Nous sommes à la recherche dun(e) adjoint(e) de direction rigoureux(se) et proactif(ve) pour épauler le PDG dune entreprise agroalimentaire en pleine croissance. Ce poste est idéal pour une personne qui sépanouit dans un environnement dynamique, anticipe les besoins et sait gérer avec discrétion et efficacité les tâches professionnelles et personnelles courantes.

Il sagit dun poste à temps partiel (3 jours par semaine) avec une certaine flexibilité requise en fonction des besoins de lentreprise.

Tâches et responsabilités:

• Aide à la direction
• Gestion du calendrier du PDG
• Coordination des réunions, appels et déplacements (vols, hôtels, itinéraires)
• Préparation des ordres du jour, des notes de synthèse et des suivis
• Gestion des communications du PDG
• Communication et coordination
• Gestion des courriels et de la correspondance au nom du PDG
• Liaison avec les équipes internes, les fournisseurs et les partenaires externes
• Suivi des actions clés et garantie de leur mise en œuvre
• Assistance opérationnelle (secteur agroalimentaire)
• Coordination avec les équipes de production, de vente et dexploitation selon les besoins
• Aide à la planification des visites dusine, des dégustations et des réunions importantes
• Participation à lorganisation dévénements, de réunions clients et de lancements de produits
• Assistance personnelle (ponctuelle)
• Gestion ponctuelle des rendez-vous et des réservations
• Aide à la coordination au besoin
• Organisation et efficacité
• Organisation et accessibilité des documents, des contacts et des priorités
• Identification des inefficacités et amélioration proactive des processus
  
  

We are seeking a highly organized, proactive Personal Assistant to support a CEO in a fast-paced food manufacturing business. This role is ideal for someone who thrives in dynamic environments, anticipates needs before they arise, and can balance both business and light personal coordination with discretion and efficiency.

This is a 3-day-per-week role with flexibility required based on business needs.

Key Responsibilities:

• Executive Support
• Manage calendar across business
• Coordinate meetings, calls, and travel (flights, hotels, itineraries)
• Prepare agendas, briefing notes, and follow-ups
• Act as gatekeeper for the CEO
• Communication & Coordination
• Handle emails and correspondence on behalf of the CEO
• Liaise with internal teams, suppliers, and external partners
• Track key action items and ensure follow-through
• Operational Support (Food Business Context)
• Coordinate with production, sales, and operations teams when needed
• Assist in scheduling plant visits, tastings, or key meetings
• Help organize events, client meetings, or product launches
• Personal Support (Light)
• Manage some occasional appointments or reservations
• Assist with coordination as needed
• Organization & Efficiency
• Keep documents, contacts, and priorities structured and accessible
• Identify inefficiencies and proactively improve workflows
  
  

Qualifications

Profil idéal

• Plus de 5 ans dexpérience dans lassistance à un cadre supérieur ou à un entrepreneur
• Très organisé et soucieux du détail
• Discret(e), digne de confiance et doté(e) dune grande intelligence émotionnelle
• Excellent(e) communicateur(e) : communication claire, concise et professionnelle – anglais requis, le français est un atout.
• À laise dans un environnement dynamique et parfois peu structuré
• Proactif(ve) : anticipe les problèmes
• Maîtrise des outils informatiques (Google Workspace, Outlook, outils de planification, etc.). Excellente maîtrise dExcel
  
  

Ideal Candidate Profile

• 5+ years supporting a senior executive or entrepreneur
• Highly organized with strong attention to detail
• Discreet, trustworthy, and emotionally intelligent
• Strong communicator—clear, concise, and professional- English required French is a plus.
• Comfortable in a fast-moving, sometimes unstructured environment
• Proactive mindset: sees problems before they happen
• Tech-savvy (Google Workspace, Outlook, scheduling tools, etc.) Strong excel
  
  

Informations complémentaires

Organisation du travail

• 3 jours par semaine (jours flexibles)
• Travail en personne
• Disponibilité occasionnelle en dehors des jours ouvrables pour les urgences (limitée)
  
  

Résultats

• Optimisation et protection du temps du PDG
• Suivi rigoureux des dossiers
• Communication fluide
  
  

Work Structure

• 3 days per week (flexible on which days)
• In-person
• Occasional availability outside working days for urgent matters (limited)
  
  

What Success Looks Like

• CEO’s time is optimized and protected
• Nothing falls through the cracks
• Communication is streamlined

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