Vendor Scheduling Coordinator

About the Role

U.P.PRO, a global supply chain and inventory management company, is looking for a Vendor Scheduling Coordinator to support its operational activity.

This is a hands-on, operational role at the heart of procurement execution, responsible for coordinating vendor schedules, tracking deliveries, and ensuring timely supply in a fast-paced, dynamic environment.

The role involves close, day-to-day collaboration with buyers and vendors, both local and global, and plays a key part in the procurement team.

Key Responsibilities

• Plan, manage, and monitor vendor schedules and open purchase orders
• Perform daily follow-ups with vendors on delivery timelines and commitments
• Coordinate changes, delays, pull-ins, or cancellations with suppliers as needed
• Track shipments (air and sea) and ensure logistics timelines are met
• Verify shipping and customs documentation to prevent delays at customs
• Maintain close, daily interfaces with buyers, vendors, logistics, and internal stakeholders
• Identify risks, delays, or planning changes and proactively escalate issues
• Work with internal systems and Excel-based tracking and reporting tools

Key Challenges

• Managing frequent changes in planning and tight delivery timelines
• Working with suppliers under pressure to resolve delays or constraints
• Operating as the execution arm of the buyers, supporting tactical procurement activities
• Learning and working with complex operational and information systems

Requirements

• Minimum 2 years of experience in supply chain, procurement coordination, logistics, or a similar operational role
• Proven experience working in a daily, hands-on interface with buyers and vendors, including local and global suppliers
• Strong Excel skills, including Pivot Tables and VLOOKUP
• High level of organization, accuracy, and ability to manage multiple priorities
• Strong communication skills and a proactive, solution-oriented mindset
• Good level of English for daily work in a global environment

What Will Make You Successful in This Role

• Excellent order, structure, and attention to detail
• Proactive approach and persistence in driving issues to resolution
• Strong sense of ownership and accountability

Location: Vizag, India

Work Model: Initial remote setup, with potential transition to hybrid work at the local office in Vizag.

Working Hours: 9:00–18:00 IST

Workdays: Preference for Sunday–Thursday, but Monday–Friday is also acceptable

Employment Type: Full-time