Customer Service Cum Admin Officer Commercial - Head Office

Tổng Quan / Job Summary

Nhân viên Chăm sóc Khách hàng kiêm Hành chính chịu trách nhiệm hỗ trợ các ho ạt động dịch vụkhách hàng và hành chính tại các dự án thương mại do Savills quản lý. Nhân sự này sẽ làm việc linh hoạt giữa văn phòng chính và các dự án được phân công nhằm đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra liên tục khi có nhân sự nghỉ phép, nghỉ bệnh hoặc trong thời gian tuyển dụng thay thế./ Customer Service cum Admin Officer will support customer service and administrative operations across Savillss commercial projects. This role works flexibly between Head Office and assigned projects to ensure smooth operations during staff absences, sick leave or temporary vacancies during recruitment processes.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / RESPONSIBILITIES

1. Lễ tân & Dịch vụ Khách hàng / Front Office & Customer Service

• Thực hiện công việc lễ tân và chăm sóc khách hàng tại các dự án được phân công / Perform reception and customer service duties at assigned projects.
• Nhận và chuyển các cuộc gọi điện thoại, thư từ, bưu phẩm đến đúng cá nhân hoặc bộ phận liên quan / Receive and transfer phone calls, mails and packages to relevant individuals or departments.
• Cung cấp thông tin cơ bản về công ty, dịch vụ và quy định cho khách thuê hoặc khách đến làm việc khi cần / Provide basic information about the company, services and regulations to tenants or visitors when required.
• Tiếp nhận các yêu cầu hoặc khiếu nại từ khách thuê và chuyển đến bộ phận liên quan; theo dõi cho đến khi được giải quyết / Receive tenants requests or complaints and forward them to relevant departments; follow up until they are resolved.
• Đảm bảo khu vực lễ tân và nơi làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và chuyên nghiệp / Maintain a clean, tidy and professional reception and working area.
  
  
  

• Hỗ trợ các công việc hành chính tại dự án như quản lý hồ sơ, cập nhật dữ liệu và chuẩn bị báo cáo / Support administrative tasks including document management, data updates and report preparation.
• Thực hiện checklist công việc hàng ngày và ghi nhận thông tin vào sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý / Complete daily checklists and record information in tracking logs or management systems.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động của tòa nhà khi được yêu cầu / Assist with administrative procedures related to building operations when required.
  
  
  

• Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, kế toán, vệ sinh và bảo vệ trong quá trình vận hành hàng ngày của dự án / Coordinate with engineering, accounting, cleaning and security teams in daily operations.
• Hỗ trợ kiểm soát khách ra vào tòa nhà, phát hành thẻ khách hoặc thẻ nhà thầu và ghi nhận thông tin theo quy định / Support access control by issuing visitor or contractor cards and recording related information.
• Theo dõi và hỗ trợ xử lý các yêu cầu dịch vụ từ khách thuê / Monitor and assist in handling service requests from tenants.
• Báo cáo ngay cho quản lý các sự cố bất thường, rủi ro hoặc các vấn đề liên quan đến an toàn trong dự án / Immediately report any abnormal incidents, risks or safety concerns to the manager.
  
  
  

• Sẵn sàng làm việc tại các dự án khác nhau theo sự phân công của công ty để hỗ trợ khi có nhân sự nghỉ phép, nghỉ bệnh hoặc thiếu hụt tạm thời / Be flexible to work at different projects as assigned to cover staff absences, sick leave or temporary manpower shortages.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp / Perform other duties assigned by line manager.
  
  
  

• Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học hoặc tương đương / College or university degree or equivalent.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lễ tân, dịch vụ khách hàng, hành chính hoặc lĩnh vực liên quan / Up to 2 years of experience in reception, customer service, administration or related fields.
• Ngoại hình chuyên nghiệp, tác phong lịch sự / Professional appearance and manner.
• Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt / Good interpersonal and customer service skills.
• Có khả năng làm việc linh hoạt và thích nghi với môi trường dự án khác nhau / Ability to work flexibly and adapt to different project environments.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt / Good English communication skills.
• Thành thạo tin học văn phòng cơ bản (Word, Excel, Outlook) / Basic proficiency in Microsoft Office applications.